Primrose Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Primrose Oy
Y-tunnus: 2798698-1
Unioninkatu 24
00130 HELSINKI
primrose@primrose.fi
(jäljempänä ”me” tai ”Primrose”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Marjukka Nuppola
marjukka.nuppola@primrose.fi

3. Rekisterin nimi

ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on meidän ja sinun välillämme olevan sopimuksen täytäntöönpano tai meidän oikeutettu etumme kehittää toimintaamme sekä suorittaa suoramarkkinointia.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen (sopimuksen toimeenpano),
  • asiakassuhteemme hoitaminen (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
  • tapahtumien järjestäminen (oikeutettu etu),
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi (oikeutettu etu),
  • sähköinen ja muu suoramarkkinointi (oikeutettu etu),
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa (oikeutettu etu)

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan esim. rekisteröityjen henkilöprofiileja ja verkkokäyttäytymistä. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten prospektin, henkilötietoja:

  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus* ja yhteyshenkilöiden nimet* sekä yhteystiedot*;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista*, muut asiointitiedot;
  • toimeksiantojen ja muiden palvelujen suorittamiseen liittyvät tiedot, kuten keksijän nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja kansallisuus*;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
  • verkkosivujen käyttäjää koskien erilaisia teknisiä tietoja kuten IP-osoite ja evästetieto,
  • verkkosivujen käytöstä kerättävää profilointitietoa kuten mitä sivuja käyttäjä on selannut ja kuinka pitkään,
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyltä kerätyt tiedot

Tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään sekä yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille/alihankkijoille siinä määrin, kun se on asiakkaan antaman toimeksiannon kannalta tarpeellista. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, joille siirrämme henkilötietoja käsiteltäviksi. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Pääsääntöisesti emme luovuta henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle.

Mikäli toimeksiantomme edellyttää patentin tai hyödyllisyysmallin hakemista tai tällaisten oikeuksien hallintaa EU:n tai ETA:n ulkopuolella, joudumme luovuttamaan henkilötietoja kansainvälisille tai paikallisille rekisteröintiviranomaisille ja/tai IPR-asiamiestoimistoille, asianajotoimistoille tai vastaaville palveluntarjoajille EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käsitellään ja säilytetään asiakassuhteen keston tai palvelun toimittamisen ajan sekä kolme (3) vuotta sen jälkeen. Markkinointitarkoituksiin tallennettuja tietoja käsitellään ja säilytetään niin pitkään kunnes tiedot päivitetään tai rekisteröity kieltää markkinoinnin.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on myös oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetyn yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.